改正

電子帳簿保存法

​問題

2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法。
以下の3つのうち、小規模事業者に適用される電子帳簿での保存義務対象はどれでしょうか?

① 請求書等の取引書類全て

② 決算書等の帳簿類全て

③ メールで送られた取引書類

電帳法改正のツボをおさえて

\ メリットたくさん/
\ おすすめします /
早期のとりかかりを
​便利になって
効率アップだワン

その答えは・・・?

女子紙書類小走り

答え

③ メールで送られた取引書類

2022年1月1日に改正された【電子帳簿保存法】。
どの書類の電子保存が義務で、義務じゃない範囲はどこまでなのか、ご存じですか?対応を誤ると、青色申告が取り消され、法人税などの税金などが増えてしまうかもしれません。

保存は適宜の方法でOK

紙で発行された取引書類

電子帳簿等での保存

スキャナでの保存

電子情報で発行された取引書類

電子帳簿での保存が必須

電子データでの保存

 
実は令和4年1月から、すでに施行されているんだワン

電子帳簿保存法って!?

知らにゃんだ
 

各税法で紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件をクリアしたものは、データによる保存を認めた法律のことを電子帳簿保存法といいます。
2022年1月1日の法改正により、個人事業主を含む全ての事業者がを対象に、電子取引で発生した電子取引データは電子による保存が義務化されました。

電子保存が必要な書類の一例

メール添付で受け取ったPDFの請求書データ

ECサイトからダウンロードした領収書のデータ

銀行口座の明細データ

クレジットカードの明細データ

QRコード決済などキャッシュレス決済の明細データ

クラウドサービスを利用した電子請求書や領収書

電子取引とは、ネット売買などの電子決済や、PDFで送付された領収書や請求書、EDI取引など、紙を用いず電子で完結する取引全般のことを指します。

\にゃ~/

つまり下図のように受領したPDF等を印刷して保存する、というような保存方法が認められなくなります。

印刷して保管不可

違反した場合の罰則は?

災害等による事情がなく、電子保存の義務に従わずに保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となって法人税控除がなくなる可能性があります。
 ただし、印刷し、紙で保存していた場合でも、適切に保存されていれば「直ちに」青色申告の承認を取り消すことはしない、とも国税庁は正式に回答しています。

会計帳簿

 違反したからといって即座に罰則があるわけではありませんが、繰り返し違反を繰り返すなどした場合は承認を取り消される可能性も考えられますので、義務化への対応は必須です。

 
会議室でのミーティング

いつまでに対応が必要なの?

電子データによる保存が間に合わない事業者に向けて、国税庁は2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間の猶予期間を認めています。その間は、電子取引の電子データを出力した書面を従来通り保存しても良いことになりました。

但し「やむを得ない事情」と「整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものを準備しておく」という2つの条件を満たす必要があります。
猶予期間として定められた2年の間に、義務化に向けて準備する必要があるのです。

具体的に、どんな準備が必要?

まず、義務化される電子取引の保存要件は以下の通りです。

① 真実性の確保

② 可視性の確保

パソコンは
\苦手だわ・・/

これまでEメールやECサイトなどで電子データとして受領した領収書や請求書等は印刷して紙で保管ではなく、データのまま『正しく保管』する必要があります。

①真実性の確保

「電子文書が改ざんされていない本物であると確認できること」が必要となります。
その対策方法は3つあります。下の①~③のいづれかを実施してください。

対策方法①

​電子データにタイムスタンプを付与する

日本データ通信協会等が発行する、文書が存在していたこと、文書が改ざんされていないことを証明するタイムスタンプ(約10円/枚)を付与することです。

対策方法②

訂正削除を確認できるシステムの利用

現行の会計ソフトは訂正削除履歴等、電帳法に対応していることが多いですが、詳しくは各メーカーへご確認ください。

対策方法③

訂正削除に関する事務処理規定の制定

最も導入しやすい対策です。

国税庁のHPにあるサンプルをもとに書式を作成することで、真実性の確保の要件を満たします。

まずはこちらの対策を
\おすすめするワン/
意外とカンタン!
\これならできるかも/

国税庁の各種規程等サンプルのダウンロードはこちら▼

※国税庁のページへ飛びます

※事務処理規定の詳しい記入方法等は税務署またはご契約されている税理士等へご確認ください

②可視性の確保

「税務調査の際にすぐに該当書類が提示できる状態にすること」が必要となります。
つまり、データを取引年月日・取引金額・取引先で検索できるように、ファイルの命名規則をもって保存すれば可視性の確保の要件を満たします。
例)取引年月日_取引先名_金額.pdf

可視性の確保
 

今後、ペーパレス化を進めないと
もっと紙が増える?

前回の「時事ネタQuizでお伝えした通り、2023年10月1日から、消費税の仕入税額控除の方式としてインボイス制度がスタートします。
インボイス制度が始まると、3万円未満のレシートも保存し、「日付」「取引先」「取引内容」「金額」を記載しないと仕入税額控除が認められません。
そのため、紙のままだと大量の紙を保存することになり、保存先や管理が大変になってしまう可能性があります。

こんなにたくさん
私にはムリ

\ こちらもチェック /

※インボイス制度に関する時事ネタQuiz(記事)はこちら▲

わたしのくつ下どこ?
ママさんは
コンピュータより
​すごいワン

去年の領収書は倉庫左2列目・上から2段目の棚の段ボール
おととしの決算書は倉庫左10列目上から2段目の棚・・・
​おとうさんのくつ下は・・・

白いファイルフォルダ

省スペースだけじゃない。
書類電子化のメリット

①コスト削減

書類を印刷しなくなることで、用紙代やインク代など、これまで印刷にかかっていたコストを大きく削減することができます。
 また、これまで七年間分の保管が必要だった、書面のスペースも削減できるので、もう少し家賃の安いオフィスに移転することでオフィスの維持費も削減できるかもしれません。

②業務効率化

いままで紙で書類を印刷していた場合、印刷、ファイリン
グ、保管・整理、といった作業に加え、使うときには保管場所から探すなど、細かいですが色々な手間が必要になります。
 しかし、書類を電子化して、決まったルールでファイル名をつければ、保管の手間も探す手間も全て削減できるため、業務の効率化にも繋がります。

コンピューターアクセサリー

電子保管するための
具体的な要件は?

要件を守れば
​とってもらくちんだワン
がんばるにゃー
 

電子帳簿保存とスキャナ保存の具体的な要件は、以下のとおりです。

いずれも、今回の改定で大幅に承認手順の廃止やシステム要件の緩和などがなされました。これらのメリットが享受できるのは、きちんとした手順・要件を満たしてこそです。ぜひ早期の取りかかりをおすすめします。

電子帳簿保存について

仕訳帳、現金出納帳などの国税関係帳簿や、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類など、一貫して自ら作成する必要のある帳簿書類が、ここでいう電子帳簿保存の対象となります。これらの書類の作成手順や要件について、今回の法改正で大きく緩和されました。

事前承認制度の廃止

法改正による事前承認制度の廃止で、「所轄の税務署に申請書を提出(電子保存を開始する3か月前までに)」する手順が不要になりました。

​これまで、電子帳簿保存に乗り出す場合、電子化する証憑の決定から最低半年から一年程度の期間が必要でしたが、要件をみたしたスキャナや会計システムなど、電子帳簿保存法に対応した機器さえ準備すればすぐに電子保存が可能になります

システム要件の緩和

「データの検証性」についても、従来は細やかな項目や条件で検索できるようにする必要がありましたが、法改正以降はルールが緩和され、検索要件が「日付」「金額」「取引先」の3項目だけになりました。つまり、安価なシステムでも電子での保存が可能になったといえます。

スキャナ保存について

領収書やレシート、請求書、発注書などの相手から紙で受け取った取引関係書類が、スキャナ保存の対象となります。従来、これらの書面は7年間の保存が必要でしたが、スキャンして電子データとして保存することで、原本の保管が不要となり、原本の書面を破棄することが可能となりました。

事前承認制度の廃止

電子帳簿保存と同じく、スキャナ保存についても従来は税務署長への事前承認が必要でしたが、こちらも廃止されました。事前承認制度だけでなく、スキャナ保存についても様々な制度が廃止もしくは緩和されました。(事前承認制度の廃止のほか、署名の廃止、ダブルチェックの廃止、定期検査の廃止など)

タイムスタンプ要件の緩和

これまで、書面を受け取って3日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、この要件が緩和され、約70日以内(=最長2か月と概ね7営業日以内)に統一されました。

また、訂正、削除履歴の残るクラウドに約70日以内に格納する場合は、タイムスタンプ自体が不要となりました。

 

さいごに・・・

適性なシステムをうまく取り入れればメリットもたくさん
いち早い対策がゆとりを生みます。

フライトの美しさ

電子帳簿保存法の概要と必要な準備にいて、解説いたしました。
 電子帳簿保存法改正に伴い、個人・法人を問わず、全ての事業者様は今後電子化におけるさまざまな対応が必要になります。特に電子取引では、2024年1月1日までに全ての電子データについて、国税庁の定める要件に沿って電子保存する対応が必要です。
 今後の電子取引の義務化、インボイス制度も視野に入れて、いち早く対策を進めていきましょう。
 何から手をつければ良いか、わからない・・・という方は。ぜひ一度、お近くの商工会やお付き合いのある税理士事務所等へご相談ください。

電子帳簿保存法